La temporada de impuestos es un momento estresante para todos nosotros. Puede ser aún más abrumador si has experimentado un cambio importante en tu vida o has comenzado un negocio y, como resultado, no sabes cuáles serán las implicaciones fiscales.

Si empezaste un negocio, bravo. Felicitaciones. Al igual que cualquier cosa en la vida, dar el primer paso es a menudo el más difícil. Te volverás más seguro a medida que pase el tiempo y a medida que ganes experiencia. Recuerda, cada experto fue una vez un principiante.

Ahora volvamos a los impuestos, específicamente la cuestión de qué llevar a tu preparador de impuestos. Tu sonrisa y una actitud amistosa, y mucha información, números y documentos.

Las diferentes estructuras comerciales enfrentan diferentes consideraciones fiscales,y no hay escasez de  deducciones comunes de impuestos comerciales. Por el bien de este artículo, centrémonos principalmente en los propietarios únicos y las sociedades de responsabilidad limitada uninominales (SLCLC).

La mayor parte de la información se puede extrapolar y aplicar a otras pequeñas empresas como sociedades, compañías de responsabilidad limitada (LLC) y corporaciones S.

Los propietarios únicos y los SLLLC completan el Anexo C al presentar sus declaraciones de impuestos sobre la renta individuales. La mayor parte de la información que tu preparador de impuestos necesita se puede encontrar en este formulario completo.

Documentos iniciales para llevar a tu preparador de impuestos

Proporciona el nombre de su empresa (esto parece auto explicativo, pero comencemos con lo básico). Querrás proporcionar tu dirección física, así como una dirección postal o apartado postal si tienes uno.

Lleva tus artículos de incorporación y acuerdo operativo si posees un SMLLC.

También deberás categorizar el tipo de negocio que operas y explicar los tipos de productos y / o servicios que vendes.

Tu preparador de impuestos deberá clasificar tu negocio para cumplir con los estándares del Servicio de Impuestos Internos (IRS). Puedes leer más sobre la clasificación empresarial en la página 17 de las instrucciones del Anexo C.

Lleva información de identificación pertinente

Si eres un propietario único, puedes hacer negocios bajo un Número de Identificación del Empleador o un Número de Seguro Social. Si eres un SMLLC, deberás proporcionar tu EIN.

Si de alguna manera pasaste por alto este paso y ahora te das cuenta de que necesitas uno, puedes solicitarlo fácilmente en línea.

No necesitas pagar por un EIN, por lo que puedes omitir los anuncios pagados que dicen que te ayudarán. Es fácil de hacer.

Incluye tu estado de resultados o ganancias y pérdidas

Estos términos contables se pueden usar indistintamente. Son simplemente estados financieros. No te asustes. Son palabras elegantes para los resultados financieros de tu negocio. Son todos los gastos y ganancias relacionados con tu negocio.

Algunas personas usan QuickBooks u otro software de contabilidad, mientras que otras usan Excel o Google Sheets. Incluso tengo algunos clientes que adoptan un enfoque de la vieja escuela y escriben sus números a mano y usan su propio sistema de contabilidad.

Independientemente de lo que elijas, es fundamental ser organizado, preciso y consistente. Si necesitas ayuda con tu contabilidad, hay profesionales que pueden ayudarte.

Guarda todos tus recibos y documentos de origen. Necesitarás pruebas si el IRS hace una pregunta o retiras tu declaración para una auditoría.

Esto incluye 1099 para cualquier ingreso recibido y facturas y recibos para tus gastos. Si te sientes cómodo con tu contabilidad y finanzas, no tienes que darle a tu preparador de impuestos tus documentos de origen.

Si no tienes tus finanzas documentadas, deberás compilar una lista de tus ingresos y gastos o hacer que un contador, o preparador de impuestos te ayude.

Lo último que quiere un preparador de impuestos es que le entreguen una bolsa o caja de recibos durante la temporada de impuestos. Si estás en esta categoría, todavía puedes tener tiempo para prepararte. Ahorra tiempo y dinero al organizarte en lo que se refiere a los documentos que debes llevar a tu preparador de impuestos.

Si necesitas tiempo extra para presentar tu declaración, no es el fin del mundo. Puedes presentar una extensión, pero asegúrate de que tú o tu preparador de impuestos completen el papeleo, lo cual es sencillo.

A veces, una extensión es la mejor opción, pero no es ideal postergar tus impuestos porque no van a desaparecer. Además, ten en cuenta que si debes impuestos, terminas pagando intereses (aunque sea una pequeña cantidad) todos los días que estás tarde.

Mide tu oficina en casa

¿Tienes una oficina en casa? Si es así, deberás proporcionar a tu preparador de impuestos la siguiente información: pies cuadrados de toda tu casa y los pies cuadrados de su oficina en casa.

Si eres propietario de una vivienda, ten a la mano tus intereses hipotecarios y primas de seguro hipotecario, impuestos sobre bienes raíces y seguro de propietario de vivienda que pagaste durante el año calendario anterior.

Si eres un inquilino, deberás proporcionar la cantidad de alquiler que pagaste anualmente.

Ya seas que sea propietario o inquilino, deberás proporcionar documentación para reparaciones, mantenimiento y servicios públicos.

Evalúa los gastos de tu vehículo

¿Usaste tu vehículo para tu negocio? Si lo hiciste, puedes deducir tu vehículo como un gasto comercial.

Deberás proporcionar la fecha en que comenzaste a usar tu vehículo para negocios, marca y modelo, y tanto el número total de millas recorridas como el número total de millas comerciales que registró.

Esta debería ser toda la información que necesitas si toma la deducción de la tasa de millaje estándar, que es de 57.5 centavos por milla en 2020. La otra opción es deducir tus gastos reales.

Es importante tener en cuenta que, si usaste tu vehículo para negocios, el IRS requiere que mantengas un registro de millas. Ahórrate el dolor de cabeza en los próximos años presentando recibos relevantes (y manteniéndolos organizados).

Calcula los costos considerables adicionales

Si pagaste de tu bolsillo las primas de seguro de salud para ti y tu familia, puedes deducir tus primas mensuales. Asegúrate de que tu preparador sepa el monto de este gasto.

La mayoría de las pequeñas empresas no tienen un plan de jubilación formal. Una opción común para ahorrar e invertir para la jubilación es que las personas establezcan su propia cuenta IRA tradicional o Roth.

Si contribuiste a cualquiera de estos, asegúrate de dar esta información a tu preparador de impuestos.

Finalmente, ten en cuenta que, si este es su primer año en el negocio, no tendrás ninguna información comercial del año anterior. Si este no es su primer año de presentación para tu negocio, deberás proporcionar esta información.

Algunos artículos del año pasado podrían afectar tu impuesto comercial este año, como la depreciación. Ejemplos comunes pueden ser computadoras, muebles de oficina, un vehículo o un edificio.

La conclusión

Lo más probable es que haya algunas idas y venidas entre tú y tu preparador de impuestos. Es raro que alguien le traiga a su preparador de impuestos todo lo que necesita en el primer intento, que se destina a personas con experiencia y propietarios de negocios.

Encuentra un preparador de impuestos que se preocupe por ti, tome la iniciativa y haga un esfuerzo adicional para ayudarte: hará preguntas, será paciente y te ayudará con una estrategia fiscal a largo plazo.

Tu preparador de impuestos es tu defensor. Te ayudan a mantenerte organizado, ahorrándote así tiempo y dinero. En caso de duda, pide ayuda. Es mejor ser minucioso y hacer preguntas “tontas” que no hacerlo. Mucha suerte esta temporada de impuestos.