Muchas pequeñas empresas son iniciadas por un fundador o fundadores que realizan todas las tareas del negocio. Hacen todo y algo más, desde conceptualizar y crear los entregables hasta barrer y trapear los pisos. Tarde o temprano, “hacer todo” puede convertirse en una restricción para el crecimiento; para avanzar habrá que delegar algunos trabajos.
La delegación exitosa de tareas determinará en última instancia el éxito financiero de muchas organizaciones. Hay varios factores que los propietarios deben tener en cuenta.
La línea de tareas clave
Para cualquier pequeña empresa, hay una línea de tareas clave que consiste en aquellas tareas que son esenciales para la creación y entrega del producto o servicio. Estos son a menudo los que atrajeron al empresario al negocio en primer lugar, su pasión por el producto o servicio y su capacidad para proporcionar valor.
La línea de tareas clave incluye la comercialización y venta del producto o servicio que proporciona la empresa.
En última instancia, es posible que este trabajo deba delegarse, pero en muchos casos solo debe hacerse una vez que el negocio esté en funcionamiento. Si algo no funciona bien con una tarea clave, el negocio sufre. Hay más riesgo en delegar tareas clave que en delegar tareas rutinarias.
La cuestión financiera
Delegar es, en última instancia, una cuestión financiera. Hay dos criterios que se sugieren comúnmente en la escritura de negocios: El primero es delegar a alguien que cobre menos de tu tarifa por hora; lo segundo es delegar lo que no te gusta hacer. Ambas sugerencias tienen problemas.
La sugerencia de delegar lo que puedes contratar a alguien por menos descuida el aspecto clave, que no siempre te pone por delante financieramente.
Te pondrá por delante financieramente solo si realmente estás aumentando el tiempo que estás haciendo las cosas a tu tarifa por hora delegando en otra persona. La cuestión financiera no debería ser comparar tu tasa típica con la tasa que tendrías que pagar para realizar la tarea, sino más bien la tasa que ganarías durante el tiempo liberado de hacer la tarea.
Por ejemplo, supongamos que eres propietario de una pequeña empresa que pasa una o dos horas al final de cada día limpiando su escaparate.
Tú ganas alrededor de $100 por hora mientras está abierto, por lo que calculas que, si puedes hacer la limpieza por menos de eso, la sabiduría convencional es que debe hacerlo. Pero no estás renunciando a las ventas para limpiar, estás limpiando después de cerrar.
No aumentarás tus ingresos, en este caso, suprimiendo la limpieza. Tal vez puedas permitírtelo y te dé más tiempo en casa, y eso podría valer la pena. Pero te va a costar dinero, no te va a hacer más. Las tasas relativas que tú ganas y las ganancias más limpias son irrelevantes; no estás utilizando tu tiempo liberado para ganar más dinero.
Para comparar el costo de delegar trabajo, debes comparar el costo de contratar a alguien para que haga la tarea con el ingreso adicional, si lo hay, que obtendrías con su tiempo liberado. Esa es la única comparación financiera significativa.
La segunda sugerencia es delegar aquellas tareas que no disfrutas. Ciertamente, querrá hacer esto a largo plazo, pero podría ser un lugar costoso para comenzar. Las empresas en etapa inicial a menudo necesitan que sus fundadores sean prácticos con las tareas clave. Todo lo demás está abierto a la delegación. Se pueden delegar algunas tareas clave, pero esto debe abordarse con precaución.
Recuerda, existe un riesgo al delegar tareas clave que no se incluyen en la delegación de tareas rutinarias. Si contratas a la persona equivocada para hacer tus ventas, podría ser catastrófico; contratar a la persona equivocada para barrer tiene consecuencias menores.
Dinero Tiempo
Muchas pequeñas empresas tienen una ventana de oportunidad cada día en la que comercializar y realizar negocios, los momentos en que sus clientes y clientes potenciales pueden ser abordados.
Por ejemplo, si tu pequeña empresa proporciona bienes o servicios a otras pequeñas empresas, puedes realizar tus actividades de ventas y marketing durante los momentos en que otras empresas suelen estar abiertas. Estarías limitado, en general, al horario comercial normal.
Este es tu tiempo de dinero, o tiempo verde, o cualquier apodo que le intereses asignar, pero el momento en que debes participar solo en actividades de cara al cliente.
Si el trabajo de rutina está consumiendo tu tiempo de dinero, entonces debes considerar delegarlos. No debes barrer o archivar durante los momentos en que podría estar atendiendo o acercándote a los clientes. Si tu negocio necesita que veas clientes para ganar dinero, esto es lo único que debes tratar de hacer durante tu tiempo de dinero.
Algunas empresas no tienen esta restricción. Puedes administrar una tienda en línea o realizar alguna otra actividad que no requiera que busques clientes continuamente. En este caso, tu equivalente de tiempo de dinero puede estar en la preparación y el envío de paquetes, o de otra manera completando entregables.
La clave es no dejar que las tareas no esenciales interfieran con la tarea esencial de generar ingresos. Si las tareas no esenciales se interponen en el camino, entonces son fuertes candidatos para la delegación.
Precauciones para delegar
Hay dos errores comunes que tienden a cometer los nuevos en delegar el trabajo.
Una es la microgestión. Lo sé, ese no serías tú. Es, sin embargo, un problema común. Un propietario delega una tarea y luego pasa el cursor sobre la persona que observa cada movimiento y los corrige continuamente. El resultado es que ninguno de los dos se hace mucho. Asegúrate de que sepan lo que se supone que deben hacer y luego aléjate. Esto lleva al segundo problema.
El segundo problema es la tendencia a querer responsabilizar a las personas por el proceso en lugar de los resultados. En algunos casos el proceso es esencial; en la mayoría de los casos no lo es. Si está contratando a alguien para archivar o barrer o hacer alguna otra tarea de rutina, es el resultado lo que importa y el resultado es de lo que debe responsabilizar a tu ayuda.
Si defines rígidamente el proceso, entonces es tu resultado, no el de ellos.
Si tienes claro el resultado y dejas que adopten un enfoque razonable de tu agrado, entonces son responsables del resultado. No puedes tener ambos; puedes responsabilizarlos solo por lo que les das la libertad de lograr.
La conclusión
Delegar el trabajo es un paso de crecimiento emocionante e importante para muchas nuevas empresas. Como muchas nuevas empresas también tienen problemas de efectivo, corresponde al propietario de la empresa acercarse a la delegación con cautela y prudencia. Al delegar las cosas correctas, puedes liberar tiempo para aumentar los ingresos y hacer crecer el negocio. Delegar es, después de todo, una herramienta financiera.