Si eres dueño de una pequeña empresa en busca de una manera de hacer el tiempo de impuestos lo más suave posible, este es el artículo para ti.

Aunque ayuda si te has preparando todo el año manteniendo los libros limpios y en orden, y revisando tus ingresos cada tres o seis meses, si te atrasas y estamos a finales de enero, todavía no es demasiado tarde para arreglarlo. Comprométete a dedicarle un día, incluso si tienes que tomarte un sábado para hacerlo, y sigue esta guía.

Hay tres áreas principales con las que debes lidiar para pasar una experiencia fiscal exitosa:

  1. Actividades que cumplen con los requisitos de recursos humanos
  2. Contabilidad y limpieza
  3. Planificación Tributaria

-Recursos humanos

Esta sección trata principalmente sobre el procesamiento de documentos fiscales relacionados con tus empleados, W-2 y 1099 contratistas. Estos documentos deben entregarse a los destinatarios antes del 31 de enero, por lo que debes procesarlos a más tardar el 25 de enero para asegurarte de que lleguen a tiempo.

-Usa un servicio de nómina para administrar los pagos de empleados y contratistas

Existen numerosas compañías de administración de nómina ideales para pequeñas empresas que pueden ayudarte a gestionar este tema durante todo el año para que en el momento de los impuestos puedas presentar estos documentos a tiempo sin ningún problema. El tamaño de tu negocio es la clave para elegir la que más te convenga; las opciones incluyen Sure Payroll, Gusto, Paychex, Oasis, ADP y más.

Reúne los formularios W-9 de todos los proveedores que ganaron más de $600 el año pasado contigo y no son una corporación

Para todos los proveedores a los que pagaste más de $600 durante el año, -caso de un arrendador o un abogado-,  debes enviar un 1099 si no están incorporados. Tu sistema de contabilidad te permitirá rastrear las identificaciones comerciales de los proveedores o el número de seguro social de un individuo si no es una corporación.

Pide a tus proveedores que te proporcionen sus W-9 para que puedas completar esta información en su sistema contable al momento de pagar sus facturas. De esta manera, en el momento de los impuestos, solo se necesitará presionar unos pocos botones para preparar y entregar los 1099.

Procesa tus 1099 con información precisa

Para asegurarte de no extrañar a nadie, sigue estos pasos en el momento de la declaración de impuestos:

  • Elabora un informe resumido de todos los gastos por proveedor para todo el año.
  • Revisa los pagos realizados que no capturaron a un Beneficiario y asegúrare de que no falte nada para alguien que requiere un 1099.
  • Solicita un W-9 para cualquier persona en tu lista que no tenga uno. Puedes enviarles este enlace si no tienen uno listo.
  • Ingresa la información del W-9 en tu sistema de contabilidad e indica que estás rastreando los 1099. QuickBooks Online (QBO) lo hace muy fácil.
  • Cuando se ingrese toda la información, puedes usar un sistema como QBO para preparar, presentar y distribuir tus 1099 por un precio muy bajo y ¡listo! Esta funcionalidad se puede encontrar en la sección Nómina > Contratistas de la aplicación. El asistente es bastante simple de usar y, si necesita ayuda, puede consultar los archivos de ayuda de QBO o incluso llamarlos.

Auditar la información comparando los registros de su sistema de nómina con su sistema de contabilidad

Si utilizas un sistema de nómina como Gusto para enviar a tus contratistas sus 1099, es una buena idea comparar esta información en tu sistema de contabilidad para asegurarse de que todos los pagos realizados a través de ese sistema coincidan con los que registró. Compáralos y corrige cualquier error.

Si se han realizado pagos externos que no están en el sistema de nómina, asegúrate de que el dinero esté incluido cuando procesen los 1099.

Si pagas a estos proveedores con una tarjeta de crédito o cualquier organización comercial como paypal, no necesitas enviar un 1099 porque esas compañías ya les envían uno, ¡otra buena razón para pagar con tarjeta de crédito además de obtener puntos y reembolsos en efectivo!

Mantén tus propios documentos fiscales en orden

Una vez que hayas terminado, recibirás un 1096: un resumen de tus 1099, que podrías necesitar para tu declaración de impuestos. También recibirás un W-3 en el paquete de W-2 que te proporcionará tu compañía administradora de nómina. Proporciona copias de todos estos formularios a tu contador público (CP) si estás trabajando con uno.

-Contabilidad y limpieza

Es importante tener libros limpios antes de presentar tus impuestos. Esto asegurará que optimices tus estrategias de planificación fiscal y las mantengas alineadas con tus objetivos y flujo de caja. También hará que cualquier auditoría sea muy fácil de cumplir.

Aquí hay algunos consejos sobre cómo limpiar tus libros en un día:

  • Asegúrate de que cualquier gasto que hayas pagado de tu bolsillo se contabilice adecuadamente en tus gastos. Por ejemplo, si usa tu celular personal para el trabajo, puedes comprar el teléfono a través de la empresa y pagar parte del servicio.
  • Puedes tomar una parte de tu alquiler si trabajas desde su casa o facturas por servicios públicos. Reclamar gastos de alquiler es más engañoso si eres el dueño de tu propia casa, pero puedes incluir la factura de la luz.
  • Concilia tu banco y tu tarjeta de crédito (estados de cuenta, incluidos los de PayPal, por ejemplo). Evita hacer numerosas entradas de diario para hacer que las declaraciones se reconcilien; es mejor encontrar y corregir los errores. Si tienes transacciones antiguas no conciliadas, verifica si son duplicados que deben eliminarse.
  • Revisa tu P&L haciendo clic en cada cuenta y asegúrate de que todo esté en la categoría correcta. Esto requiere mucho tiempo, pero realmente vale la pena cuando comienza la planificación del siguiente año.
  • Revisa tu balance. Asegúrate de que todos tus préstamos e intereses pagados durante el año estén alineados con los documentos que te envió el banco. Verifica las cuentas por cobrar para asegurarte de que sean correctas, así como la cuenta de retiro de tu propietario.
  • Verifica si tus subvenciones o préstamos condonados deben tratarse como ingresos sujetos a impuestos y haz los ajustes necesarios. Cualquier persona que haya recibido un Préstamo PPP que fue perdonado debe tratar ese monto perdonado como ingreso imponible.

Planificación fiscal y trabajo con un CPA

Esto puede comenzar preguntándose si necesita un CPA.

Necesitas un CP cuando ganas suficiente dinero para requerir planificación fiscal y si simplemente no tienes tiempo para el asistente Turbo Tax. ¡Sabes que necesitas una planificación fiscal cuando empiezas a pagar muchos impuestos!

Encontrar un gran CP puede ser un desafío y, según mi experiencia, es más difícil de lo que uno podría pensar. No todos los CP son iguales. He tenido las mejores experiencias cuando mi CP:

  • Habla despacio y claro y puedo entender completamente lo que me están explicando. Si no entiendes sus explicaciones, es una señal de alerta y debes buscar a otra persona.
  • Se preocupa por la precisión y se asegura de que mi balance de la declaración de un año coincida con mi sistema contable y la declaración del próximo año.
  • Es honesto acerca de cuánto tiempo toma algo.
  • Tiene otros clientes de mi tamaño.
  • Otros clientes en mi industria.
  • Me lo han recomendado!
  • Está en esto por la relación y no solo por una transacción.

Planifica tus ahorros para la jubilación como parte de la planificación fiscal

Una gran parte de la planificación fiscal es comprender tus objetivos financieros: a corto, mediano y largo plazo. Esto te ayudará a determinar cuánto dinero depositar en cuentas de jubilación que no puedas tocar hasta que tengas 59 años y medio.

Puedes aportar una pequeña cantidad en una IRA hasta el máximo en una pensión de empleado simplificada de $57,000 (límite de 2020) según tus ventas, ingresos y flujo de efectivo.

Al trabajar con un contador fiscal, puedes ejecutar varios escenarios y descubrir qué tiene más sentido para ti.

Las contribuciones para la jubilación se pueden hacer hasta el Día de los impuestos, y aún en esa fecha podrás obtener crédito para el año fiscal.

Planifica tus donaciones benéficas para maximizar los ahorros fiscales

Si tu vida es normal, gastos deducibles de impuestos como el interés hipotecario y los impuestos estatales sobre la renta no son mayores que la deducción estándar, y puedes planear dividir tus donaciones caritativas durante varios años a la vez para maximizar tus gastos y obtener la deducción detallada en un año en el que esperas tener ingresos más altos.

Otra forma de ahorrar es regalar valores que se han apreciado en lugar de efectivo. Cuando haces esto, obtienes un crédito por el monto de los valores en el momento del regalo como si lo hubieras hecho en efectivo; y no tienes que pagar las ganancias de capital.

Revisa si calificas para algún crédito fiscal

Pregúntale a tu CP sobre los créditos fiscales disponibles para los subsidios ecológicos. Por ejemplo, en Nueva York conseguimos un crédito para comprar un coche eléctrico.

Una vez que todo esté hecho y tus impuestos hayan sido presentados, tu CP te informará si necesitas pagar impuestos estimados a lo largo del año al IRS y a las autoridades fiscales estatales y locales.

Aunque esto parece mucho, todavía tienes tiempo para hacer todo esto a tiempo, si reservas el tiempo. Presentar tus impuestos a tiempo te libera de espacio mental para concentrarte en el próximo año y alcanzar tus nuevas metas.