Si es propietario de una pequeña empresa y busca hacer declarar los impuestos lo más suave posible, este es el artículo para ti.

Aunque ayuda si te has estado preparando todo el año manteniendo libros limpios y chillones y revisar sus ingresos cada tres o seis meses, si se encuentra atrasado y es mediados de enero, todavía no es demasiado tarde para arreglarlo. Comprométase a despegar por un día, incluso si tiene que tomarse un sábado para hacerlo, y siga esta guía.

Hay tres áreas principales con las que debe lidiar para pasar una experiencia tributaria exitosa: actividades de cumplimiento de recursos humanos, contabilidad y limpieza, y planificación tributaria.

Recursos Humanos

Esta sección trata principalmente sobre el procesamiento de documentos fiscales relacionados con sus empleados W-2 y Contratistas de 1099. Estos documentos se deben entregar a los destinatarios antes del 31 de enero, por lo que debe procesarlos a más tardar el 25 de enero para asegurarse de que estén a tiempo.

Utilice un servicio de nómina para administrar los pagos de empleados y contratistas

Existen numerosas compañías de nómina para pequeñas empresas que pueden ayudarlo a mantenerse al tanto de esto durante todo el año, de modo que, en la época de impuestos, pueda presentar estos documentos a tiempo sin problemas. El tamaño de su negocio dependerá de cuál sea el adecuado para usted; las opciones incluyen Sure Payroll, Gusto, Paychex, Oasis, ADP y más.

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Reúna los formularios W-9 para todos los proveedores que ganaron más de $ 600 el año pasado y no son una corporación

Para todos los proveedores a los que pagó más de $ 600 durante el año, como un propietario o un abogado, debe enviar un 1099 si no están incorporados. Su sistema de contabilidad le permitirá rastrear las identificaciones comerciales de los proveedores o el número de seguro social de una persona si no es una corporación.

Pida a sus proveedores que proporcionen sus W-9 para que puedas completar esta información en tu sistema contable al momento de pagar sus facturas. De esta manera, en la época de impuestos, solo se necesitan presionar algunos botones para preparar y entregar los 1099.

Use su sistema de contabilidad para rastrear los números de identificación comercial de sus proveedores para facilitar la presentación de los formularios 1099.

Procese sus 1099 con información precisa

Para asegurarse de no perder a nadie, siga estos pasos en el momento de la declaración de impuestos:

    • Ejecute un informe resumido de todos los gastos por proveedor para todo el año.
    • Revise cualquier pago realizado que no haya capturado a un Beneficiario y asegúrese de que no falte nada para alguien que requiera un 1099.
    • Para cualquier persona de su lista para quien no tenga un W-9, solicite uno. Puedes enviarlos este link si no tienen uno listo.
    • Ingrese la información del W-9 en su sistema de contabilidad e indique que está rastreando 1099. QuickBooks Online (QBO) lo hace muy fácil.
    • Cuando se ingresa toda la información, puede usar un sistema como QBO para preparar, archivar y distribuir sus 1099 por un precio muy bajo y ¡listo! Esta funcionalidad se puede encontrar en la sección Nómina> Contratistas de la aplicación. El asistente es bastante sencillo de usar y, si necesita ayuda, puede consultar los archivos de ayuda de QBO o incluso llamarlos.

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Audite la información comparando los registros de su sistema de nómina con su sistema de contabilidad

Si utiliza un sistema de nómina como Gusto para enviar a sus contratistas sus 1099, es una buena idea comparar esta información en su sistema de contabilidad para asegurarse de que todos los pagos realizados a través de ese sistema coincidan con los que registró. Compárelos y corrija los errores.

Si se han realizado pagos externos que no están en el sistema de nómina, asegúrese de que se incluya el dinero cuando procesen los formularios 1099.

Si paga a estos proveedores con una tarjeta de crédito o cualquier organización comercial como PayPal, no necesita enviar un 1099 porque esas compañías ya les envían uno - ¡otra buena razón para pagar con tarjeta de crédito además de obtener puntos y devolución de efectivo!

Ponga en orden sus propios documentos fiscales

Una vez que haya terminado, recibirá un 1096: un resumen de sus 1099, que puede necesitar para su declaración de impuestos. También recibirá un W-3 en el paquete de W-2 que le proporcionará su compañía de nómina. Proporcione copias de todos estos formularios a su contador público certificado (CPA) si está trabajando con uno.

Contabilidad y limpieza

Es importante tener libros limpios antes de presentar sus impuestos. Esto asegurará que optimice sus estrategias de planificación fiscal y las mantenga alineadas con sus objetivos y flujo de caja. También hará que cualquier auditoría sea muy fácil de cumplir.

Aquí hay algunos consejos sobre cómo limpiar sus libros en un día:

  • Asegúrese de que todos los gastos que haya pagado de su bolsillo se contabilicen adecuadamente en sus gastos. Por ejemplo, si usa su teléfono celular personal Por trabajo, puedes comprar el teléfono a través de la empresa y gastar parte del servicio.
  • Puede tomar una parte de su alquiler si trabaja desde casa o desde las facturas de servicios públicos. Es más complicado reclamar los gastos de alquiler si es dueño de su propia casa, pero aún puede tomar parte de la factura de la luz.
  • Concilie su banco y tarjeta de crédito extractos que incluyen extractos de bancos como PayPal. Evite numerosas anotaciones en el diario para conciliar las declaraciones; encontrar y corregir los errores. Si tiene transacciones antiguas no conciliadas, verifique si son duplicados que deben eliminarse.
  • Revise sus pérdidas y ganancias haciendo clic en cada cuenta y asegúrese de que todo esté en la categoría correcta. Esto lleva mucho tiempo, pero realmente vale la pena cuando comience la planificación del próximo año.
  • Revise su balance. Asegúrese de que todos sus préstamos e intereses pagados durante el año estén alineados con los documentos que le envió el banco. Verifique las cuentas por cobrar para asegurarse de que sean correctas, así como la cuenta de giro de su propietario.
  • Verifique si sus subvenciones o préstamos condonados deben tratarse como ingresos imponibles y realice los ajustes necesarios. Para 2020 cualquiera que haya recibido un Préstamo PPP que fue condonada debe tratar esa cantidad condonada como ingreso imponible.

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Planificación fiscal y trabajo con un CPA

Esto puede comenzar preguntándose si necesita un CPA.

Necesita un CPA cuando gana suficiente dinero para requerir planificación fiscal y si simplemente no tiene tiempo para el asistente de Turbo Tax. ¡Sabes que necesitas planificación fiscal cuando empiezas a pagar muchos impuestos!

Encontrar un buen CPA puede ser un desafío y, en mi experiencia, es más difícil de lo que uno podría pensar. No todos los CPA son iguales. He tenido las mejores experiencias cuando mi CPA:

  • Habla despacio y con claridad y puedo entender completamente lo que me están explicando. Si no comprende sus explicaciones, eso es una señal de alerta y debería buscar a otra persona.
  • Se preocupa por la precisión y se asegura de que mi balance de la declaración de un año coincida con mi sistema de contabilidad y la declaración del año siguiente.
  • Es honesto sobre cuánto tiempo lleva algo.
  • Tiene otros clientes de mi talla.
  • Tiene otros clientes en mi industria.
  • ¡Me lo han recomendado!
  • Está en esto por la relación y no solo por una transacción.

Planifique sus ahorros para la jubilación como parte de la planificación fiscal

Una gran parte de la planificación fiscal es comprender sus objetivos financieros: a corto, medio y largo plazo. Esto le ayudará a determinar cuánto dinero depositar en cuentas de jubilación que no podrá tocar hasta que tenga 59½ años.

Puedes aportar una pequeña cantidad en una IRA hasta el máximo en una pensión de empleado simplificada a $ 57,000 (límite de 2020) dependiendo de sus ventas, ingresos y flujo de efectivo.

Al trabajar con un contable fiscal, puede ejecutar varios escenarios y descubrir cuál tiene más sentido para usted.

Las contribuciones de jubilación se pueden hacer hasta el Día de los impuestos y aún obtendrá crédito por el año fiscal.

Planifique sus donaciones caritativas para maximizar los ahorros fiscales

Si tu normal gastos deducibles de impuestos como los intereses hipotecarios y los impuestos estatales sobre la renta no son mayores que la deducción estándar, puede planificar donaciones caritativas durante varios años a la vez para maximizar sus gastos y obtener la deducción detallada en un año que espera tener los ingresos más altos.

Otra forma de Guardar es regalar valores que se hayan revalorizado en lugar de efectivo. Cuando hace esto, obtiene crédito por el valor de los valores en el momento de la donación como si hubiera dado efectivo, y no tiene que pagar las ganancias de capital.

Vea si califica para cualquier crédito fiscal

Pregúntele a su CPA sobre los créditos fiscales disponibles para subsidios ecológicos. Por ejemplo, en Nueva York obtenemos un crédito por la compra de un automóvil eléctrico.

Una vez que haya terminado y se hayan presentado sus impuestos, su CPA le informará si necesita pagar impuestos estimados durante el año al IRS y a las autoridades fiscales estatales y locales.

Aunque esto parece mucho, todavía tiene tiempo para hacerlo todo a tiempo, si reserva el tiempo. Presentar sus impuestos a tiempo libera espacio mental para concentrarse en el próximo año y lograr sus nuevas metas.

Belinda DiGiambattista es emprendedora en serie, asesora de negocios y contralor financiera subcontratada, y se puede encontrar en www.belindadi.com.

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